Autor, którego publikacja ma zostać uwzględniona w ewaluacji jakości działalności naukowej podmiotu, ma obowiązek złożyć oświadczenie, o którym mowa w art. 265 ust. 13 ustawy.
Jest również zobowiązany w takim przypadku do utrzymywania sprawozdanych danych w swoim profilu ORCID (nie powinien usuwać danych z profilu ORCID).
Zgodnie z art. 324 ust. 2 ww. ustawy, za autorstwo artykułu naukowego opublikowanego w ostatecznej formie w latach 2017 i 2018 w czasopiśmie naukowym:
1) ujętym w wykazie czasopism ogłoszonym komunikatem Ministra z dnia 25 stycznia 2017 r., przyznaje się liczbę punktów określoną w tym wykazie.
2) jeśli artykuł naukowy został opublikowany w czasopiśmie nieumieszczonym w ww. wykazie, ale czasopismo to znajdowało się w ww. latach w jednej z baz: Scopus (i posiadało status czasopisma aktywnego), Science Citation Index Expanded, Social Sciences Citation Index, Arts & Humanities Citation Index, Emerging Sources Citation Index, wówczas przyznaje się liczbę punktów odpowiadającą najniżej punktowanemu czasopismu znajdującemu się w części A tego wykazu.
Jeśli natomiast artykuł został opublikowany w czasopiśmie niezamieszczonym w wykazie z 2017 r. oraz nieujętym w latach 2017 i 2018 w ww. bazach lub ujętym w bazie Scopus, ale nieposiadającym statusu czasopisma aktywnego całkowita wartość punktowa takiego artykułu wynosi 1 pkt.
Publikacje z 2017 r., podobnie jak te z lat kolejnych są uwzględniane w ewaluacji. Są jednak pewne ograniczenia dot. możliwości ich uwzględnienia w ewaluacji:
Warto również zauważyć, iż zgodnie z § 36 rozporządzenia w sprawie ewaluacji jakości działalności naukowej, suma udziałów jednostkowych za artykuły z lat 2019-2021 i monografie (autorstwo monografii, rozdziałów w monografiach i redakcje naukowe monografii) z lat 2017-2021 nie może być większa niż 220% liczby N. Artykuły z lat 2017 i 2018 są zatem niezbędne, aby podmiot wypełnił pozostałe 80% (suma udziałów jednostkowych za publikacje uwzględniane w ewaluacji nie może przekraczać 3-krotnności liczby N).
Publikacja zostanie przypisana do podmiotu wskazanego przez pracownika w oświadczeniu wynikającym z art. 265 ust. 13 ustawy prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.
Prawidłowym działaniem pracownika, pracującego np. do końca października 2019 r. w podmiocie A, byłoby przypisanie publikacji z 2019 r. do podmiotu A (pracownik może złożyć oświadczenie nawet po ustaniu zatrudnienia).
Trudno wyobrazić sobie sytuację, w której pracownik zatrudniony od listopada 2019 r. w podmiocie B przypisuje publikację za 2019 r. do tego podmiotu. Technicznie jest to możliwe, jednak KEN może zakwestionować taką publikację. Zgodnie z przepisami, w ewaluacji uwzględnia się te osiągnięcia naukowe, które powstały w związku z zatrudnieniem w danym podmiocie.
Warto zauważyć, że w ewaluacji uwzględnia się publikacje przedstawiające dane zagadnienie w sposób oryginalny i twórczy. Jeśli publikacja ukazała się zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej, w różnych latach (w systemie POL-on podaje się rok publikacji), to tylko pierwsza publikacja będzie posiadać walor oryginalności i tylko ona może zostać uwzględniona w ewaluacji.
Brak jest dokładnych wymagań co do danych o osiągnięciu. Istotne jest, aby osiągnięcie na danym oświadczeniu mogło zostać bez problemu zidentyfikowane. Oświadczenie o zaliczeniu dorobku z całego okresu zatrudnienia może niekiedy wprowadzić w błąd, np. w przypadku osiągnięć, które ukażą się już po rozwiązaniu stosunku pracy z pracownikiem (a zatrudniony zostanie w drugim podmiocie).
Zgodnie z § 9 ust. 1 rozporządzenia w sprawie ewaluacji jakości działalności naukowej artykuł naukowy jest to recenzowany artykuł opublikowany w czasopiśmie naukowym albo w recenzowanych materiałach z międzynarodowej konferencji naukowej, przedstawiający określone zagadnienie naukowe w sposób oryginalny i twórczy, problemowy albo przekrojowy, opatrzony przypisami, bibliografią lub innym właściwym dla danej dyscypliny naukowej aparatem naukowym. W ewaluacji za artykuł naukowy będzie również uznawany artykuł recenzyjny opublikowany w czasopiśmie naukowym zamieszczonym w wykazie czasopism (por. § 9 ust. 2 ww. rozporządzenia). Nie jest możliwe jednoznaczne stwierdzenie, czy dana publikacja jest osiągnięciem, które może być uwzględnione w ewaluacji, wyłącznie na podstawie jego nazwy, bez zbadania, czy spełnione zostały wymagania wskazane w przywołanym wyżej przepisie. To podmiot musi ocenić, czy artykuł, jaki zamierza wskazać w ewaluacji, spełnia ww. wymogi.